Herinneringen verzenden

Hoe stuur ik herinneringen via Odoo?

Je kan gemakkelijk de openstaande facturen opvolgen en (automatisch) herinneringen uitsturen.

Bankverbinding is cruciaal

Om de betalingen en openstaande facturen te kunnen opvolgen, is het aan te raden om de bankverbinding te activeren. Voor vennootschappen is dit verplicht.

Herinneringsniveaus instellen

Je kan verschillende herinneringsniveaus instellen en automatiseren. Zo ontvangen je klanten automatisch een herinnering wanneer de betaaltermijn verstreken is.

Bankverbinding is cruciaal

Om de betalingen en openstaande facturen te kunnen opvolgen, is het aan te raden om de bankverbinding te activeren. Voor vennootschappen is dit verplicht.

Ga naar 'Configuratie' -> Klik op 'Niveaus voor betaalherinneringen' -> Open een bestaand niveau of maak een nieuwe aan.

Hier kan je verschillende functies instellen zoals:

• Na hoeveel dagen de herinnering moet uitgestuurd worden.

• Op welke manier de herinnering moet uitgestuurd worden (e-mail, sms, brief, whatsapp, ...).

• Het e-mailsjabloon en de inhoud ervan.

• Bij Opties kan je dan ook selecteren om de herinneringen automatisch uit te sturen en of je de facturen al dan niet als bijlage wil toevoegen.

Openstaande klanten & herinneringen verzenden

Om de vervallen facturen te raadplegen, klik je bovenaan op 'Klanten' -> Klik vervolgens op 'Klanten'.

Eén klant opvolgen

Klik op de gewenste klant om de klantenfiche te openen, klik in de klantenfiche op de tab 'Boekhouding'. Onder de titel 'INVOICE FOLLOW-UPS', vind je alle gegevens met betrekking tot de vervallen facturen.

Optie automatische herinneringen

Als je in de hoofdinstellingen de optie hebt aangeduid om de herinneringen automatisch uit te sturen, dan hoef je in principe geen manuele acties meer uit te voeren.

Heb je gekozen om de herinneringen manueel te verzenden, dan kan je op de knop 'Verzenden' klikken.

Er springt dan een e-mailsjabloon open. Nadat je alles hebt nagekeken, kan je opnieuw op 'Verzenden' klikken om de herinnering te versturen.

Meerdere klanten opvolgen (batch)

Om de lijst van je klanten te raadplegen, klik je bovenaan op 'Klanten' -> Klik vervolgens op 'Klanten'.

Bovenaan in de zoekbalk kan je de klanten sorteren op basis van filters. Klik in de filters op 'Vervallen facturen' of 'Requires follow-up'.

Optie automatische herinneringen

Als je in de hoofdinstellingen de optie hebt aangeduid om de herinneringen automatisch uit te sturen, dan hoef je in principe geen manuele acties meer uit te voeren.

Als je voor meerdere klanten de herinneringen manueel wil verzenden:

• Selecteer je eerst alle klanten door links bovenaan op de checkbox te klikken

• Klik vervolgens op 'Acties'

• Klik daarna op 'Process follow-ups'