Verkoopfactuur opmaken

Stap 1 - Nieuwe factuur aanmaken

Klik in de module 'Verkoopfacturen' op de knop 'NIEUWE FACTUUR'.

Het blanco invulformulier voor de factuur springt open. De factuur wordt aangemaakt als concept.

Stap 2 - Nieuwe klant aanmaken & toevoegen

Klant aanmaken & bewerken

In het veld 'Klant' kan je gewoon de naam van je klant ingeven.

Indien je klant een onderneming is, kan het zijn dat deze door Odoo voorgesteld wordt en kan je de klant gewoon aanklikken.

Om de klant zelf aan te maken -> Klik je op 'Maken en bewerken...'.

De klantenfiche springt dan open, hier kan je de gegevens manueel invullen of automatisch laten aanvullen op basis van het btw-nummer.

Klantgegevens manueel toevoegen

In de klantenfiche kan je alle ontbrekende gegevens verder aanvullen om vervolgens je klant aan te maken. Deze gegevens moeten zeker ingevuld worden voor een correcte facturatie:

• Naam klant

• Adres

• Btw-nummer (indien van toepassing)

• E-mailadres klant

Controleer nog eens alle gegevens -> Klik op 'Opslaan & Sluiten' om je klant aan te maken.

Klantgegevens automatisch aanvullen via btw-nummer

Factureer je aan een btw-plichtige klant? Dan kan je de gegevens automatisch laten aanvullen door eerst het btw-nummer zonder scheidingstekens in te geven.

PEPPOL-geldigheid controleren

Indien je de factuur via PEPPOL naar je klant wil versturen, moet je eerst controleren of de gegevens van de klant geldig zijn.

Klik in de klantenfiche op de tab 'Boekhouding' -> Controleer de gegevens onder 'ELEKTRONISCHE FACTURATIE'.

1. Check bij 'Eindpunt Peppol' of het ondernemingsnummer van de klant hier staat. Indien dit niet het geval is, vul het ondernemingsnummer dan manueel in.

2. Klik op de knop 'Controleer': Indien de klant aangesloten is op het PEPPOL-netwerk, zal de status op 'Geldig' staan.

Stap 3 - Factuurgegevens toevoegen

Factuurdatum & vervaldatum

Voeg de factuurdatum en de vervaldatum toe. Bij de vervaldatum kan je gemakkelijk een standaardtermijn selecteren (bv. 15 dagen, 30 dagen, enz.).

Betaalreferentie

We raden aan om dit veld leeg te laten.

Bij de bevestiging van de factuur wordt er automatisch een gestructureerde mededeling voorzien. Een gestructureerde mededeling zorgt ook voor een automatische afpunting van de betalingen met de factuur.

Stap 4 - Factuurregels & btw-check

Vervolledig je factuur door je verkochte diensten of goederen toe te voegen. Klik hiervoor op 'Regel toevoegen'.

Optie 1 - Manueel ingeven

Eens je op 'Regel toevoegen' klikt, springen er een aantal velden open waarin je de facturatielijnen kan aanvullen.

Om een correcte factuur op te maken, moet je minstens onderstaande gegevens invullen.

1. Skip het veld 'Product'

2. Voeg een duidelijke omschrijving van de verkochte goederen of diensten toe

3. Selecteer de juiste boekingsrekening

4. Voeg de aantallen en de eenheidsprijs toe

5. Selecteer de juiste btw-code

Optie 2 - Producten aanmaken

Je kan ook producten aanmaken waarin je bepaalde gegevens zoals de omschrijving, eenheidsprijs, boekingsrekening en btw-code kan vastleggen.

Telkens wanneer je dan een product selecteert, worden de vooraf ingestelde vakken automatisch ingevuld.

Product aanmaken & algemene info

Om een product aan te maken, klik je op 'Regel toevoegen' -> Geef in het veld 'Product' een productnaam in -> Klik vervolgens op Aanmaken en bewerken...'

Er springt dan een productenfiche open, hierin kan je een aantal zaken aanvullen, zoals:

• Productnaam (dit komt dan ook als omschrijving op de factuur)

• Verkoopprijs

• Btw-code

• enz.

Tab 'Boekhouding'

Vergeet niet om onder de tab 'Boekhouding' ook de juiste rekening toe te voegen!

Klik op 'Opslaan & sluiten' om je product te bewaren.

Al je producten kan je ook terugvinden in de boekhouding app door bovenaan te klikken op 'Klanten' -> Klik daarna op 'Producten'.

Rekeningen & btw-codes

Bij het toevoegen van je facturatielijnen moet je ook de velden 'Account' en BTW invullen. Het selecteren van de juiste rekeningen en btw-codes is cruciaal voor een correcte boekhouding.

Check dus altijd of je de overeenstemmende rekeningen en btw-codes geselecteerd hebt.

🇧🇪 Verkopen aan Belgische klanten

🇪🇺 Verkopen aan EU-klanten (B2B)

🌏 Verkopen buiten de EU

Stap 5 - Factuur opslaan & bevestigen

Factuur opslaan (concept)

De opgemaakte factuur wordt automatisch als concept bewaard, je hoeft hiervoor nergens op te klikken.

Geboekte facturen herken je aan het statusicoontje:

Het handige aan conceptfacturen is dat je deze op eender welk moment vrij kan aanpassen. Je conceptfactuur blijft ook staan wanneer je Odoo volledig zou afsluiten of naar een andere functie zou gaan. Zo kan je ook op een later moment terugkomen om je factuur definitief af te werken.

Factuur bevestigen (geboekt)

Door op de knop 'Bevestigen' te klikken, wordt de factuur definitief geboekt en krijgt deze een factuurnummer en gestructureerde mededeling toegewezen.

Geboekte facturen herken je aan het statusicoontje:

De geboekte factuur kan je nu verzenden naar de klant.

Stap 6 - Laatste check door ons

Heb je graag dat we je factuur nog eens controleren vooraleer je deze doorstuurt naar je klant? Stuur den gerust een mail naar [email protected], we kijken de factuur na en geven je feedback indien nodig.