# PEPPOL

## Wat is PEPPOL?

Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is simpelweg een internationaal elektronisch netwerk waar ondernemingen zich kunnen (of moeten) aansluiten om onder andere elektronische facturen te versturen en te ontvangen.

## Hoe werkt PEPPOL?

Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk, moet je voor je onderneming de nodige Access Points laten registreren. Vervolgens kan je e-facturen via je Access Points versturen, maar ook ontvangen. Je Access Points zijn dus je elektronische brievenbussen en de verrichtingen worden gelijkgesteld met aangetekende zendingen.

<figure><img src="https://67042542-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZ8zszeKcoNl2RkTpzhav%2Fuploads%2FJmPFdyfzRL7BLgDeWMMe%2Fadministratie_-_peppol_netwerk2.png?alt=media&#x26;token=78b7290d-56b1-4e23-becb-b5894590acb8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## E-facturatie via PEPPOL

### Verkoopfacturen versturen

#### Business-to-Business (B2B)

De facturatie tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen moet vanaf 01/01/2026 verplicht volgens een gestructureerd UBL-formaat gebeuren via het PEPPOL-netwerk.

{% hint style="info" %}
**Vrijgestelde kleine ondernemingen & art. 44 vrijgestelde ondernemingen**

[Vrijgestelde kleine ondernemingen](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/belastingen-en-bijdragen/btw/btw-hoedanigheid/vrijstelling-kleine-ondernemingen) zijn ook btw-plichtige ondernemingen en vallen **wel** onder deze regeling! Ondernemingen die [vrijgesteld zijn volgens art. 44 WBTW](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/belastingen-en-bijdragen/btw/btw-hoedanigheid/art.-44-vrijgestelde-ondernemingen) vallen **niet** onder deze regeling.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Facturen enkel via e-mail verzenden is niet voldoende!**&#x20;

Facturen via e-mail of post versturen in pdf, Excel of andere formaten zal dus niet meer voldoende zijn. De facturen moeten namelijk aan het Peppol BIS 3.0 formaat voldoen.
{% endhint %}

Onderstaande handelingen vallen (nog) niet onder de e-facturatieverplichting:&#x20;

* B2B-facturatie naar Europese klanten
* B2B-facturatie naar klanten buiten de EU

{% hint style="success" %}
**E-facturatie binnen de EU**

Vanaf 2030 zal e-facturatie ook tussen de verschillende EU-lidstaten verplicht zijn.
{% endhint %}

#### Business-to-Government (B2G)

Voor de facturatie aan overheidsinstanties als aanbesteder zijn er speciale regels van toepassing. De e-facturatie zal via het Mercurius-platform moeten gebeuren.

#### Business-to-Consumer (B2C)

Facturen aan particuliere klanten (B2C) en de registratie van dagontvangsten zijn (nog) niet onderworpen aan deze verplichting.

#### Samenvattend overzicht

Hieronder kan je een overzicht terugvinden van de klanten waarnaar je e-facturen via PEPPOL moet verzenden:

| Profiel van uw klant / ontvanger                                                                                                                                                | E-facturen verzenden verplicht?                                     |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| [Belgische btw-plichtige maand- of kwartaalaangever](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/belastingen-en-bijdragen/btw/btw-hoedanigheid/periodieke-btw-aangever)    | :white\_check\_mark:                                                |
| [Belgische vrijgestelde kleine onderneming](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/belastingen-en-bijdragen/btw/btw-hoedanigheid/vrijstelling-kleine-ondernemingen)   | :white\_check\_mark:                                                |
| [Belgische art. 44 vrijgestelde onderneming](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/belastingen-en-bijdragen/btw/btw-hoedanigheid/art.-44-vrijgestelde-ondernemingen) | :x:                                                                 |
| [Gemengde btw-plichtige onderneming](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/belastingen-en-bijdragen/btw/btw-hoedanigheid/gemengde-btw-plichtige)                     | :white\_check\_mark:                                                |
| Particuliere klanten                                                                                                                                                            | :x:                                                                 |
| Klanten binnen de EU                                                                                                                                                            | :x:                                                                 |
| Klanten buiten de EU                                                                                                                                                            | :x:                                                                 |
| Overheid                                                                                                                                                                        | :white\_check\_mark: *Speciale e-facturatie via Mercurius-platform* |

{% hint style="success" %}
**VIES-check**

Check de geldigheid van de btw-nummers van je klanten via de [VIES-tool](https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/).
{% endhint %}

### Aankoopfacturen ontvangen

#### E-facturen ontvangen

Een voorwaarde om de btw op zakelijke facturen te kunnen recupereren is het ontvangen van een geldige factuur. Aangezien de factuur aan de PEPPOL-vereisten moet voldoen, is het belangrijk dat je onderneming ook een PEPPOL Access Point heeft om elektronische facturen van de leveranciers te kunnen ontvangen.

{% hint style="success" %}
**Toch registreren op PEPPOL**

Zelfs als je niet verplicht bent om e-facturen uit te sturen via PEPPOL, zal de registratie wel belangrijk zijn om geldige facturen van uw leveranciers te ontvangen. Anders verlies je mogelijks het recht op aftrek van de btw.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
**Geef je ondernemingsgegevens correct door!**

Geef bij binnenlandse zakelijke aankopen steeds je ondernemingsgegevens en btw-nummer door, zo kan de leverancier een correcte e-factuur via PEPPOL verzenden.&#x20;
{% endhint %}

#### Andere aankoopdocumenten

Voor de zakelijke aankopen waarvoor je geen factuur via PEPPOL ontvangt, moet je het aankoopdocument zelf nog digitaal bezorgen in de boekhouding, denk hierbij aan:&#x20;

* [x] Aankoopfacturen van buitenlandse leveranciers
* [x] Kastickets
* [x] Btw-bonnetjes
* [x] Ontvangstbewijs
* [x] enz.

#### Samenvattend overzicht

Deze ondernemingen moeten zich registreren op PEPPOL om e-facturen te kunnen ontvangen:&#x20;

| Type onderneming                                   | E-facturen ontvangen verplicht?             |
| -------------------------------------------------- | ------------------------------------------- |
| Belgische btw-plichtige maand- of kwartaalaangever | :white\_check\_mark:                        |
| Belgische vrijgestelde kleine onderneming          | :white\_check\_mark:                        |
| Belgische art. 44 vrijgestelde onderneming         | :x: *Niet verplicht, maar wel aan te raden* |
| Gemengde btw-plichtige onderneming                 | :white\_check\_mark:                        |

## Hoe aansluiten op het PEPPOL-netwerk?

Check of je facturatie- of boekhoudsoftware PEPPOL-compliant is, volg de nodige instructies in de software om je onderneming correct te registreren.

Wij werken met Odoo en zullen de nodige hulp verlenen om de activatie in orde te brengen. Het voordeel van Odoo is dat je kosteloos facturen via PEPPOL kunt uitsturen, maar ook aankoopfacturen van je leveranciers elektronisch kunt ontvangen, dit bespaart heel wat tijd en manueel uploadwerk.

## Hoe verstuur ik facturen via PEPPOL?

Je gaat een facturatie- of boekhoudsoftware moeten gebruiken die PEPPOL-compliant is.

Onze klanten en andere Odoo-gebruikers kunnen hieronder de handleidingen terugvinden:

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th data-hidden data-card-target data-type="content-ref"></th><th data-hidden data-card-cover data-type="files"></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Hoe verkoopfacturen opmaken in Odoo</strong></td><td><a href="https://odoo.plutus.be/boekhouding/verkoopfacturen/verkoopfactuur-opmaken">https://odoo.plutus.be/boekhouding/verkoopfacturen/verkoopfactuur-opmaken</a></td><td><a href="https://67042542-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZ8zszeKcoNl2RkTpzhav%2Fuploads%2FgktSpHlKienQJfyCsgcd%2Fplutus_-_odoo_verkoopfacturen5.png?alt=media&#x26;token=f612c991-33d2-4d7a-a156-b81f50049c4e">plutus_-_odoo_verkoopfacturen5.png</a></td></tr><tr><td><strong>Hoe verkoopfacturen verzenden in Odoo</strong></td><td><a href="https://odoo.plutus.be/boekhouding/verkoopfacturen/verkoopfacturen-verzenden">https://odoo.plutus.be/boekhouding/verkoopfacturen/verkoopfacturen-verzenden</a></td><td><a href="https://67042542-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZ8zszeKcoNl2RkTpzhav%2Fuploads%2FKPMS2kmEC2gVs56CV9y8%2Fplutus_-_odoo_aankoopfacturen1.png?alt=media&#x26;token=b3398067-3d44-40ed-b4ae-2029f9ea69bd">plutus_-_odoo_aankoopfacturen1.png</a></td></tr><tr><td><strong>Hoe betalingen opvolgen in Odoo</strong></td><td><a href="https://odoo.plutus.be/boekhouding/verkoopfacturen/herinneringen-verzenden">https://odoo.plutus.be/boekhouding/verkoopfacturen/herinneringen-verzenden</a></td><td><a href="https://67042542-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FZ8zszeKcoNl2RkTpzhav%2Fuploads%2FPEGKq6BZiu650jmuYOOZ%2Fplutus_-_odoo_bank.png?alt=media&#x26;token=fc7eebef-7ff9-4463-b57b-763ce26915f7">plutus_-_odoo_bank.png</a></td></tr></tbody></table>

## Hoeveel kost e-facturatie via PEPPOL?

Dit hangt af van de facturatie- of boekhoudsoftware die je gebruikt. Sommige softwareleveranciers bieden PEPPOL enkel tegen betaling aan, maar er zijn ook gratis oplossingen.

{% hint style="success" %}
**PEPPOL in Odoo is gratis!**

Wij werken met Odoo. Hier kan je kosteloos gebruikmaken van PEPPOL, zowel voor het versturen als het ontvangen van de facturen.
{% endhint %}

## Voordelen van PEPPOL

Een aantal voordelen van e-facturatie en het PEPPOL-netwerk zijn:&#x20;

1. **Geautomatiseerde uitwisseling & verwerking van facturen**\
   Bij een integratie met je boekhoudsoftware, kan je gemakkelijk je facturen via PEPPOL rechtstreeks in je boekhouding ontvangen en verwerken, geen gedoe meer met het manueel versturen en uploaden van facturen in je boekhouding.
2. **Minder fouten & uniformiteit**\
   De facturen worden op een gestructureerde manier opgemaakt en verstuurd met de nodige vermeldingen, dit zorgt voor minder fouten bij de facturatie.
3. **Garantie van ontvangst en verzending**\
   Je bent er zeker van dat je klanten je factuur effectief ontvangen hebben, e-facturatie via PEPPOL wordt gelijkgesteld met een 'aangetekende zending'.&#x20;

## FAQ

<details>

<summary>Wat als ik mij niet tijdig registreer op het Peppol-netwerk?</summary>

E-facturatie is verplicht vanaf 01/01/2026.&#x20;

Doe je geen tijdige registratie en ben je niet in staat om e-facturen te verzenden en te ontvangen? Dan riskeer je administratieve geldboetes die kunnen oplopen <mark style="color:purple;">tot 5.000,00 euro</mark>.

De boetes zijn oplopend en worden om de drie maanden afgehandeld:

| Overtreding                   | Administratieve geldboete |
| ----------------------------- | ------------------------- |
| Eerste overtreding            | 1.500,00 euro             |
| Tweede overtreding            | 3.000,00 euro             |
| Derde overtreding en volgende | 5.000,00 euro             |

</details>

<details>

<summary>Wat als één of meerdere klanten na 01/01/2026 niet geregistreerd zijn op het PEPPOL-netwerk?</summary>

Verstuur de factuur toch al via PEPPOL en bezorg de factuur ook via e-mail in PDF <mark style="background-color:purple;">**en**</mark> UBL-formaat aan uw klant.&#x20;

Laat uw klant weten dat de registratie op het PEPPOL-netwerk noodzakelijk is om de facturen op een wettelijk correcte manier te kunnen versturen en ontvangen.&#x20;

Je kan hiervoor onderstaande mail gebruiken:

{% hint style="info" %}
**📧 Onderwerp: Actie vereist - Verzending factuur via Peppol mislukt**

*Beste klant*

*Bij de controle van je gegevens hebben we gemerkt dat je nog niet geregistreerd bent op het Peppol-netwerk.*

*Vanaf 01/01/2026 moeten de facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht via het Peppol-netwerk verstuurd worden.*

*Mogen we u vriendelijk vragen om de registratie in uw facturatie- of boekhoudsoftware in orde te brengen, a.u.b.?*\
*We zouden graag onze facturen op een wettelijk correcte manier willen verzenden.*

*Zou je ons een seintje kunnen geven wanneer je registratie voltooid is? Dan kunnen we opnieuw een poging doen.*

*Alvast bedankt.*
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary>Wat als ik een verkeerde verkoopfactuur verstuurd heb?</summary>

Dan moet de verkoopfactuur gecorrigeerd worden via een [creditnota](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/onderneming-starten/verkoopfacturen#een-factuur-corrigeren-via-een-creditnota). Het aanpassen van de initiële factuur is niet toegelaten!

Indien de volledige factuur ongedaan moet gemaakt worden, dan maak je een creditnota op voor de volledige factuur en verstuur je deze naar je klant.

Indien je enkel bepaalde elementen moet wijzigen, dan maak je eerst een creditnota op voor de initiële factuur om vervolgens een correcte factuur op te maken met de aangepaste gegevens. Zowel de creditnota als de nieuwe factuur moeten via PEPPOL verzonden worden.

</details>

<details>

<summary>Zijn buitenlandse aankoopfacturen nog aftrekbaar?</summary>

Ja, buitenlandse zakelijke aankoopfacturen vallen nog niet onder de e-facturatieregeling. Deze facturen mag je nog steeds in je boekhouding inbrengen, zowel de aankopen binnen als buiten de EU.

{% hint style="success" %}
**EU-aankopen vanaf 2030**

Vanaf 2030 moeten EU-aankopen ook voldoen aan de e-facturatieregels.
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
**Let op bij intracommunautaire aankopen (EU-aankopen)**

Aankopen bij EU-leveranciers moeten wel nog aan de intracommunautaire verleggingsregels voldoen (zie [intracommunautaire-aankopen](https://odoo.plutus.be/plutus-open-knowledge-hub/onderneming-uitbreiden/internationaal-ondernemen/internationale-handel/handel-binnen-eu/intracommunautaire-aankopen "mention")).
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary>Wat als mijn aankoopfacturen niet aan de e-facturatievoorwaarden voldoen?</summary>

Laat aan je leverancier weten dat de registratie op het PEPPOL-netwerk belangrijk is om e-facturen correct te versturen en te ontvangen. De facturen moeten via PEPPOL verzonden worden om problemen te vermijden.

Indien het gaat om aankopen voor gemengd gebruik (bv. elektriciteit, telefoon, gsm, internet, enz.) die op uw privénaam gefactureerd worden, dan kunnen deze uitgaven enkel als kost in aftrek gebracht worden, de btw is dan niet aftrekbaar.

{% hint style="success" %}
**Omzetten naar zakelijke abonnementen & facturatie**

De omzetting naar zakelijke abonnementen zou een oplossing kunnen zijn. Je ontvangt dan een e-factuur op naam van de onderneming waarop de btw (gedeeltelijk) kan gerecupereerd worden. Bespreek dit met je accountant.
{% endhint %}

</details>

<details>

<summary>Zijn andere bewijsdocumenten zoals tickets, btw-bonnetjes, enz. niet meer aftrekbaar?</summary>

Zakelijke uitgaven waarvoor je geen factuur ontvangt, zijn enkel als kost aftrekbaar en mogen dus wel nog in de boekhouding opgenomen worden. De btw op deze uitgaven kan echter niet gerecupereerd worden.

</details>

<details>

<summary>Wat is een Peppol-ID?</summary>

Je Peppol-ID is meestal je ondernemingsnummer.&#x20;

In België is het namelijk wettelijk verplicht om zich via het 0208-schema te registreren op het Peppol-netwerk.  Dit betekent dat je op het Peppol-netwerk geregistreerd wordt met je ondernemingsnummer.

Mogelijke schema's in België:&#x20;

* 0208: KBO-nummer (ondernemingsnummer)
* 9925: BTW-nummer
* 0088: GLN (Global Location Number)

In de [Peppol Directory](https://directory.peppol.eu/) kan je de Peppol ID's raadplegen.

</details>